Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen Pflicht: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss Rechnungen an deutsche Geschäftskunden dann als E-Rechnung ausstellen. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, was die E-Rechnung ab 2027 für Onlinehändler und andere Unternehmen bedeutet. Grundlage sind die Erläuterungen der IHK Köln und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung, zuletzt vom 15. Oktober 2025.
Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026.
Der Zeitplan: E-Rechnung ab 2027 und 2028
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsregel für den Empfang gibt es laut IHK Köln nicht. |
| 2025 und 2026 | Papierrechnungen sind weiter erlaubt. Andere elektronische Rechnungen, etwa PDF, nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf 2027 noch die Übergangsregeln nutzen. |
| Ende 2027 | Ende der Sonderregel für Rechnungen im EDI-Verfahren. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht gilt für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze. |
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hatte gefordert, die Pflicht ab 2027 um ein Jahr zu verschieben. Einen Aufschub hält die Bundesregierung aber nicht für nötig, wie wir hier berichtet haben.
Was ist eine E-Rechnung?
Laut § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch kann sie elektronisch verarbeitet werden. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder damit kompatibel sein.
- Zulässig: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Laut IHK Köln kommt auch Factur-X in Frage.
- Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil: Bei solchen Hybrid-Formaten sind die strukturierten Daten maßgeblich, nicht das sichtbare PDF.
- Keine E-Rechnung: Papierrechnungen sowie PDF-, JPG-, TIFF- oder Word-Dateien. Auch ein einfaches PDF im E-Mail-Anhang ist nur eine „sonstige Rechnung“.
Wer ist betroffen und wer nicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 betrifft Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), wenn beide in Deutschland ansässig sind. Ausgenommen sind laut IHK Köln:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C), also der Großteil der Bestellungen in einem typischen Onlineshop
- grenzüberschreitende B2B-Umsätze (vorerst)
- steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, aber keine ausstellen. Freiwillig dürfen sie es trotzdem.
Schritt für Schritt zur E-Rechnung ab 2027
Schritt 1: Umsatz 2026 prüfen
Entscheidend für 2027 ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegt er über 800.000 Euro, müssen betroffene B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung raus. Liegt er darunter, gilt die Pflicht erst ab 2028.
Schritt 2: Kunden einordnen
Als Nächstes klären Unternehmen, welche Rechnungen überhaupt betroffen sind: inländische Geschäftskunden ja, Privatkunden nein. Bei dauerhaften Vertragsbeziehungen genügt es laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, die Unternehmereigenschaft bei Vertragsbeginn oder bei einer Vertragsänderung zu klären.
Schritt 3: Empfang sicherstellen
Unabhängig von der E-Rechnung ab 2027 müssen alle Unternehmen schon seit 2025 E-Rechnungen empfangen. Dafür reicht laut IHK Köln grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Anders als bei sonstigen elektronischen Rechnungen braucht es für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers.
Schritt 4: Format wählen und Rechnungen prüfen
Außerdem muss die Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen können. Das BMF empfiehlt laut IHK Köln, Rechnungen vor dem Versand zu validieren. Dabei unterscheidet das BMF Formatfehler und Geschäftsregelfehler: Bei einem Formatfehler liegt in der Regel keine E-Rechnung vor. Ein technischer Geschäftsregelfehler führt laut BMF-Schreiben dagegen „nicht automatisch“ dazu, dass die Rechnung keine E-Rechnung ist.
Schritt 5: Archivierung regeln
Zudem müssen Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Teil unverändert im Original erhalten bleiben.
Wichtige Details aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
- Anzahlungen: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung verschickt werden.
- Bruttopreisrechnungen: Für sie gelten Erleichterungen bis zum 31. Dezember 2027.
- Rabatte und Skonti: Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Vereinbarung kann genügen, wenn diese aufbewahrt wird.
- Bußgeld: Wer eine sonstige Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ausstellt, begeht laut BMF für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit. Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt aber bestehen.
Diese Punkte fasst die IHK Köln zusammen. Weitere Antworten gibt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung ab 2027
Muss ich ab 2027 auch Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 gar nicht mehr für betroffene B2B-Umsätze.
Gilt die Pflicht auch für kleine Rechnungen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Quellen: IHK Köln: Die neue E-Rechnung; IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025; Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
